אתר אינטרנט של מוסד חינוכי הוא מערכת פעילה שמתעדכנת לאורך כל השנה. לצד מידע קבוע על המוסד, האתר משמש לפרסום הודעות, כנסים, מאמרים, מערכי שיעור, חומרי לימוד, טפסים ולעיתים גם מידע אישי המיועד לתלמידים, להורים, למורים או למרצים.

לכן, גם אתר שנבנה בצורה מקצועית זקוק לליווי טכני שוטף. מטרת הליווי היא לשמור על האתר מאובטח, מהיר ותקין, ולאפשר לצוות המוסד לפרסם מידע ולפתח שירותים חדשים בלי להתמודד לבד עם תקלות, הרשאות, עדכוני תוכנה ובעיות טכניות.

מה כולל ליווי טכני למוסדות חינוך?

הליווי הטכני מותאם לאופי הפעילות של המוסד ולמערכות הקיימות באתר. הוא יכול לכלול תחזוקה קבועה, טיפול בתקלות, העלאת תכנים, הקמת עמודים חדשים, ניהול משתמשים, שיפור ביצועים ופיתוח פתרונות בהתאם לצרכים המשתנים של המוסד.

• תחזוקה ועדכון שוטף של האתר
• שמירה על אבטחת האתר והמידע
• ניהול משתמשים, סיסמאות והרשאות גישה
• בניית דפי נחיתה לקורסים, ימי עיון ותוכניות לימוד
• העלאת מידע על כנסים, הרצאות ואירועים
• פרסום מאמרים, חדשות ועדכונים
• פרסום מערכי שיעור וחומרי למידה
• הקמת אזורים מוגנים לציונים ולתוצאות מבחנים
• שיפור מהירות האתר וחוויית השימוש
• גיבויים, ניטור וטיפול בתקלות

שמירה על אבטחה ופרטיות באתר מוסד חינוכי

אתרים של מוסדות חינוך עשויים לכלול מידע על תלמידים, הורים, אנשי צוות, מועמדים, משתתפי קורסים ולעיתים גם קטינים. כאשר האתר כולל טפסי הרשמה, אזורי משתמשים, מסמכים, ציונים או תוצאות מבחנים, יש חשיבות מיוחדת לשמירה על פרטיות המידע ולהגבלת הגישה אליו.

ליווי טכני מקצועי כולל בדיקה ועדכון של רכיבי האתר, טיפול בחולשות אבטחה, הגדרת הרשאות מתאימות, ביצוע גיבויים ונקיטת צעדים לצמצום ניסיונות חדירה וגישה בלתי מורשית.

בין הפעולות שניתן לבצע:

• עדכון קבוע של וורדפרס, התבנית והתוספים
• הסרת תוספים ומשתמשים שאינם נחוצים
• הגבלת מספר ניסיונות ההתחברות לאתר
• הוספת אימות דו־שלבי למשתמשים בעלי הרשאות גבוהות
• הגדרת תפקידי משתמשים והרשאות לפי הצורך
• יצירת גיבויים אוטומטיים ובדיקת האפשרות לשחזר אותם
• ניטור שינויים, שגיאות ופעילות חריגה באתר
• הגנה על טפסים מפני ספאם ושליחת מידע אוטומטית

ניהול סיסמאות והרשאות לכל משתמש

באתר מוסדי לא כל משתמש צריך לקבל גישה לכל המידע או לכל אפשרויות הניהול. מנהל האתר, איש התוכן, מזכירות המוסד, מורה, תלמיד והורה זקוקים בדרך כלל להרשאות שונות.

במסגרת הליווי ניתן להקים מערך משתמשים מסודר, להגדיר תפקידים והרשאות ולוודא שכל משתמש יכול לבצע רק את הפעולות הנדרשות לתפקידו. ניתן גם לטפל באיפוס סיסמאות, חסימת משתמשים שאינם פעילים, החלפת בעלי תפקידים והוספת שכבות הגנה לחשבונות רגישים.

הסיסמאות אינן צריכות להישמר בקבצים או ברשימות משותפות. מערכת תקינה מאפשרת לכל משתמש להגדיר ולאפס את הסיסמה שלו באופן מאובטח, בלי לחשוף אותה בפני משתמשים אחרים.

בניית דפי נחיתה לקורסים, תוכניות ואירועים

מוסדות חינוך זקוקים לעיתים קרובות לדפי נחיתה עבור קורס חדש, מסלול לימודים, יום פתוח, הרצאה, השתלמות או תוכנית מיוחדת. במקום להסתפק בעמוד מידע כללי, ניתן לבנות דף ממוקד המציג את כל המידע הדרוש ומוביל את המשתמש להרשמה או ליצירת קשר.

דף נחיתה למוסד חינוכי יכול לכלול:

• הסבר ברור על הקורס או התוכנית
• קהל היעד ותנאי הקבלה
• תאריכים, שעות ומיקום
• מידע על המרצים או מנחי התוכנית
• סילבוס או תוכנית לימודים להורדה
• שאלות ותשובות
• טופס הרשמה או יצירת קשר
• חיבור למערכת דיוור, CRM או מערכת רישום קיימת
• אפשרות לתשלום מקוון, כאשר הדבר נדרש

פרסום כנסים, ימי עיון והרצאות

כנס או יום עיון דורשים בדרך כלל יותר מעמוד תוכן רגיל. יש להציג את תוכנית האירוע, המרצים, שעות הפעילות, מיקום ודרכי הגעה, אפשרויות הרשמה ולעיתים גם תשלום, הפקת אישורים ושליחת תזכורות לנרשמים.

ניתן להקים באתר עמוד אירוע עצמאי או מערכת כנסים מתעדכנת. לאחר האירוע אפשר לפרסם באותו אזור מצגות, הקלטות, תמונות, סיכומים וחומרים להורדה, בהתאם להרשאות ולמדיניות המוסד.

פרסום מאמרים, חדשות ועדכונים

אתר שמתעדכן באופן קבוע מחזק את הקשר עם תלמידים, הורים, אנשי צוות ומתעניינים חדשים. פרסום מאמרים ועדכונים מסייע גם להציג את הפעילות המקצועית של המוסד ולשפר את הנראות שלו במנועי חיפוש.

הליווי יכול לכלול העלאת תכנים לאתר, עימוד המאמרים, שילוב תמונות ומסמכים, יצירת קטגוריות, הוספת קישורים פנימיים והתאמת הכותרות והתיאורים לקידום אורגני.

אפשר גם לבנות תבניות קבועות, כך שכל מאמר, הודעה או אירוע יוצגו בעיצוב אחיד בלי שיהיה צורך לעצב מחדש כל פרסום.

פרסום מערכי שיעור וחומרי למידה

מוסדות חינוך יכולים להשתמש באתר כספריית תוכן מסודרת הכוללת מערכי שיעור, מצגות, קבצים, סרטונים, משימות וחומרי העשרה. ניתן לסווג את התכנים לפי מקצוע, שכבת גיל, קורס, מרצה, נושא או שנת לימודים.

בהתאם לצורך, התכנים יכולים להיות פתוחים לציבור או זמינים רק למשתמשים מחוברים. ניתן גם לקבוע אילו קבוצות משתמשים רשאיות לצפות בכל חומר ולמנוע חשיפה של מסמכים שאינם מיועדים לקהל הרחב.

פרסום ציונים ותוצאות מבחנים באזור מוגן

ציונים ותוצאות מבחנים הם מידע אישי ואין לפרסם אותם בעמוד פתוח באתר. כאשר נדרש להציג מידע כזה באופן מקוון, יש להקים אזור משתמשים מוגן שבו כל תלמיד או משתתף רואה רק את המידע המיועד לו.

המערכת יכולה לכלול התחברות אישית, איפוס סיסמה מאובטח, הרשאות צפייה, תיעוד פעולות וחיבור למערכת חיצונית שבה מנוהלים הנתונים. אופן ההקמה נקבע לאחר בדיקת סוג המידע, מספר המשתמשים, תהליך העבודה והמערכות שכבר נמצאות בשימוש במוסד.

שמירה על מהירות האתר

אתר מוסדי עשוי לצבור במהלך השנים מאות עמודים, קבצים, תמונות, מסמכים, סרטונים ומשתמשים. ללא תחזוקה נכונה, האתר עלול להפוך לאיטי ולהקשות על הגולשים למצוא מידע, להירשם לפעילויות או להוריד חומרי לימוד.

שיפור מהירות האתר יכול לכלול אופטימיזציה לתמונות, טיפול בקבצים כבדים, הגדרות מטמון, ניקוי מסד הנתונים, צמצום רכיבים מיותרים, בדיקת תוספים ושיפור סביבת האחסון.

חשוב לבדוק את האתר גם במכשירים ניידים, שבהם חלק גדול מהתלמידים, ההורים ואנשי הצוות צופים בתכנים.

גיבויים, ניטור וטיפול מהיר בתקלות

תקלה באתר בזמן הרשמה לקורס, לפני כנס או במועד פרסום תוצאות עלולה להשפיע על משתמשים רבים וליצור עומס על צוות המוסד. תחזוקה שוטפת מאפשרת לזהות בעיות מוקדם יותר ולקבל מענה מקצועי כאשר מתרחשת תקלה.

מערך תחזוקה נכון כולל גיבויים אוטומטיים, ניטור זמינות, בדיקת שגיאות וטיפול בתקלות הנגרמות בעקבות עדכונים, עומסים, שינויי שרת או חיבורים למערכות חיצוניות.

למה כדאי לעבוד עם גורם טכני קבוע?

במוסד חינוכי יש בדרך כלל כמה בעלי תפקידים המעורבים באתר: הנהלה, מזכירות, צוות הוראה, שיווק, רישום וספקים חיצוניים. כאשר אין גורם טכני קבוע, האחריות על האתר מתפזרת ולעיתים קשה לדעת מי מטפל בכל תקלה או שינוי.

ליווי טכני קבוע יוצר כתובת אחת שמכירה את האתר, את מבנה המשתמשים ואת צורכי המוסד. כך ניתן לטפל במהירות בעדכוני תוכן, בעיות הרשאה, תקלות, דפי נחיתה ופיתוחים חדשים, בלי להתחיל בכל פעם מחדש עם ספק אחר.

ליווי טכני המותאם למוסד ולצוות

אין שני מוסדות חינוך שפועלים בדיוק באותה צורה. בית ספר, מכללה, מרכז השתלמויות, יחידת חינוך עירונית או ארגון המפעיל תוכניות לימוד זקוקים למערכות ולתהליכי עבודה שונים.

לכן, תהליך הליווי מתחיל בהיכרות עם האתר הקיים, המשתמשים, המערכות המחוברות אליו ותדירות העדכונים. לאחר הבדיקה ניתן להגדיר את רמת התחזוקה, זמני המענה והפעולות הנדרשות לשמירה על אתר תקין, מהיר ומאובטח.

אם אתם נמצאים עדיין בשלב התכנון או השדרוג, תוכלו לקרוא גם על בניית אתרים למוסדות חינוך ועל בניית אתרים למוסדות, ארגונים ועמותות.

שאלות נפוצות על ליווי טכני למוסדות חינוך

האם ניתן לקבל ליווי גם לאתר שלא נבנה בסמארטפיש?

כן. בשלב הראשון נבדוק את האתר הקיים, מערכת הניהול, האחסון, התוספים, רמת האבטחה והפיתוחים המיוחדים. לאחר הבדיקה ניתן יהיה להגדיר את אופן הליווי ואת הפעולות הנדרשות.

האם צוות המוסד יוכל להמשיך לעדכן תכנים בעצמו?

בהחלט. מטרת הליווי אינה למנוע מהצוות לעבוד באתר, אלא לאפשר לכל בעל תפקיד לבצע את הפעולות המתאימות לו. ניתן להגדיר הרשאות, להכין תבניות תוכן ולהדריך את אנשי הצוות כיצד לפרסם מידע בצורה מסודרת.

האם אפשר ליצור הרשאות שונות למורים, תלמידים ומנהלי תוכן?

כן. ניתן להגדיר תפקידי משתמשים והרשאות שונות, כך שכל קבוצה תוכל לצפות או לערוך רק את התכנים הרלוונטיים עבורה.

האם ניתן לפרסם באתר ציונים ותוצאות מבחנים?

כן, אבל מידע אישי מסוג זה צריך להופיע באזור מוגן ולא בעמוד ציבורי. יש לתכנן את המערכת כך שכל משתמש יוכל לצפות רק במידע השייך לו, בהתאם לצורכי המוסד ולדרישות הפרטיות הרלוונטיות.

האם הליווי כולל גם בניית עמודים ודפי נחיתה?

כן. ניתן לשלב במסגרת הליווי הקמה של דפי נחיתה, עמודי קורסים, כנסים, טפסי הרשמה, ספריות תוכן ואזורים נוספים בהתאם לצורך.

האם אפשר לשפר אתר מוסדי איטי בלי לבנות אותו מחדש?

במקרים רבים כן. תחילה מבצעים בדיקה של האתר, האחסון, התמונות, התוספים ומסד הנתונים. לאחר מכן ניתן להחליט אילו פעולות ישפרו את הביצועים והאם נדרש שינוי נקודתי או שדרוג רחב יותר.

זקוקים לליווי טכני קבוע לאתר מוסד החינוך?

בסמארטפיש אנו מספקים ליווי טכני, תחזוקה ופיתוח לאתרי מוסדות חינוך, עמותות וארגונים. השירות יכול לכלול אבטחה, ניהול משתמשים והרשאות, העלאת תכנים, הקמת דפי נחיתה, טיפול בתקלות, שיפור מהירות ופיתוח פתרונות המותאמים לפעילות המוסד.

נשמח להכיר את האתר ואת צורכי המוסד, לבדוק את המערכת הקיימת ולהציע מערך ליווי מתאים.

דברו איתנו לקבלת פרטים על ליווי טכני למוסדות חינוך